Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного документа могут заканчиваться преддоговорные переговоры.
Прежде чем написать гарантийное письмо об оплате, ознакомьтесь с правилами его составления. В крупных организациях имеются специальные инструкции по делопроизводству, которые содержат обязательные требования к оформлению деловой переписки. Существуют программы, которые облегчают делопроизводство в организации и предлагают систему управления документооборотом с разработанными формами документов. Если у вас небольшая компания и нет локальной инструкции по делопроизводству, рекомендуется применять общие правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов ».
Смотрите на нашем сайте.
В тексте письма укажите сумму и сроки оплаты, предмет договора (какой товар, работа или услуга), банковские реквизиты и юридические адреса сторон сделки. В конце текста используйте фразу «оплату гарантируем».
Правильно составленное гарантийное письмо об оплате и добросовестное исполнение взятых обязательств создаст хорошую репутацию вашей компании и будет залогом выгодного долгосрочного сотрудничества с деловыми партнерами.
Гарантийное письмо о выполнении работ - документ деловой переписки, содержащий обещание юридического или физического лица (группы лиц) выполнить определённые работы к конкретному сроку (или срокам, если работы проводятся и сдаются поэтапно).
Образец гарантийного письма о выполнении работ
Избежать ошибок в бухгалтерском учете поможет сервис . Оцените, насколько он удобен. Первый месяц использования - в подарок.
Как написать гарантийное письмо о выполнении работ
Подобные письма чаще составляются в ситуации, когда оплата за работы (частично или полностью) произведена, а к сроку их выполнить не успевают. Для того, чтобы уверить заказчика работ в своей добропорядочности и ответственности, исполнитель работ составляет гарантийное письмо.
Гарантийное письмо на выполнение работ также может составляться перед заключением договора оказания услуг/выполнения работ . В этом случае в гарантийном письме могут подробно перечисляться виды работ и сроки, к которым эти работы должны быть завершены.
Кроме обещания выполнить указанные работы, исполнитель может также гарантировать их определённое качество - например, согласно ГОСТа или СНиПа.
Форма гарантийного письма о выполнении работ содержит:
- реквизиты организации-составителя письма (если письмо составляется не на фирменном бланке предприятия или физическим лицом);
- название организации-адресата, ФИО и должность её руководителя;
- исходящий номер и дату написания;
- собственно текст письма: «Настоящим письмом гарантируем выполнение (перечисление видов работ) на объекте (адрес объекта) на основании (документ, подтверждающий правомочность сделки - договор подряда, например - его номер и дату составления);
- подпись с расшифровкой директора организации, заверенная печатью.
Гарантийное письмо – письменное обязательство, по которому составивший его человек гарантирует выполнить определенные действия в установленный срок. Предлагаем рассмотреть особенности написания такого письма. Для удобства можно воспользоваться образцом гарантийного письма о предоставлении юридического адреса, по уплате задолженности и приеме на работу.
В каком случае пишется гарантийное письмо?
Тогда, когда недостаточно устных обещаний, заверений о выполнении какой-либо работы и необходимы гарантии, подтвержденные подписью и печатью. Чаще всего пишут гарантийные письма в качестве гарантии о выплате задолженности . Если за физическим, юридическим лицом есть задолженность, то кредитор вправе потребовать от них определенные гарантии, имущественные или письменные в том, что они оплатят долг с указанием точного срока. Такое требование должен написать заемщик. В нем он будет заверять кредитора об оплате задолженности в точно установленный срок. Также в этом письме можно прописывать штрафные санкции, если заемщик нарушает условия взятых на себя обязательств.
Гарантийное письмо может быть написано с целью установления договоренности на обеспечение поставок товаров или сырья. Еще один случай, при котором оформляется гарантийное письмо – предоставление юридического адреса компании, которая проходит регистрацию. В этом письме указывается адрес и дается гарантия, что он действительно будет юридическим. Кроме этих, есть другие поводы для написания такого письма. Не имеет значения, с какой целью будет написано гарантийное письмо, в обязательном порядке оно должна соответствовать всем правилам оформления.
Особенности написания гарантийного письма с соблюдением всех необходимых требований
Чтобы гарантийное письмо было официальным, его пишут на фирменном бланке компании. В верхнем правом углу указывается адресат, если точно не известно лицо получателя, то можно вместо фамилии, имени и отчества указать – «по месту требования».
По центру пишется название документа, это стандартная запись – «Гарантийное письмо».
Это официальный документ, который подписывает руководитель и заверяется печатью, после чего документ регистрируется в книге регистрации исходящих документов и ему присваивается регистрационный номер. Его указывают в верхней части бланка, также ставиться дата составления.
Гарантийное письмо можно вручить в руки адресату или отправить заказным письмом.
Гарантийное письмо представляет собой документ нормативного характера. Данная бумага выступает в роли гарантии, которую исполнитель предоставляет заказчику. В большинстве случаев отношения такого вида возникают между юридическими лицами. Существует множество разновидностей документов. Одной из таковых является гарантийное письмо о выполнении работ, его образец скачайте бесплатно ниже.
Заполнению бумаги следует уделить особое внимание, потому как она является важным инструментом делового общения. В данном случае гарантирует исполнение определенных обязательств по договору в виде выполнения работ.
Гарантийное письмо разрешено оформлять в свободной форме, потому как действующим Законодательством РФ не предусмотрен унифицированный бланк для заполнения. При этом необходимо придерживаться делового стиля написания и соблюдать правила русского языка.
Как написать гарантийное письмо о выполнении работ правильно
В обязательном порядке в письме должна присутствовать следующая информация:
- наименование организации-отправителя и организации-получателя. Точное название фирм и ФИО директоров;
- исходящий номер документа;
- дата составления;
- основная часть. В ней указывают конкретные условия предоставления гарантии, а так же услуги, на которые она распространяется. В рассматриваемом примере автор гарантийного письма обязуется выполнить работы в конкретные сроки в соответствии с заключенным ранее соглашением или договором;
- ФИО сотрудника, составившего письмо, его подпись и печать.
Главное предназначение документа данного вида – это подтверждение выполнения определенных работ. В основном бумагу подготавливают и передают заказчику перед заключением договора. При этом в соглашении обязательно указывается список необходимых для осуществления услуг и дата завершения каждой из них.
В дальнейшем в гарантийном письме может появиться отметка о качестве выполненных работ. В этом случае характер осуществленных услуг регламентируется Законодательством РФ.
Виды оформления письма с гарантией
Гарантийное письмо может выступать в качестве заменителя других бумаг. В случае составления этого документа для гарантии выполнения работ (обязательств по договору) допустимо его использование вместе трудового договора. Чаще всего такая необходимость возникает при нецелесообразности заключения соглашения.
Важно отметить, что договор включает в себя 2 части – оферту и акцепт. Если гарантийное письмо заменяет соглашение, оно может выступать только в качестве одной из его составляющих.
- Оферта.
Оферта представляет собой некоторое предложение, направленное определенному лицу. Встречаются ситуации, когда применение оферты используется для привлечения группы адресатов. При этом в бумаге должны четко декларироваться интересы получателей.
В этом случае гарантийный документ может быть соединен с офертой только при условии, что в нем отмечены следующие действия:
- предложение оплаты услуг после их предоставления;
- предложение выполнения определенных работ;
- предложение заказать услугу.
В документе раскрываются все подробные условия сотрудничества. Это связано с тем, что он заменяет определенную часть договора. При получении такого рода письма адресат вправе согласиться на указанные в нем условия. Такое действие приравнивается к заключению договора.
- Акцепт.
Допускаются ситуации, при которых письмо выступает в роли второй составляющей части договора. Такое явление возникает при получении и принятии договорных условий, отправленных ранее. К примеру, компании поступает предложение коммерческого вида. Руководство соглашается на прописанные в нем условия на основании рекламы.
Следует отметить – если отправитель письма-акцепта принял решение об отзыве документа, сделать это рекомендуется как можно быстрее. Это необходимо для того, чтобы бумага не успела дойти до адресата, или он не предпринял какие-либо процедурные действия.
Таким образом, взять на себя гарантии по выполнению работ можно несколькими способами, одним из которых является оформление гарантийного письма, его образец представлен ниже.
Гарантийное письмо является одним из документов деловой переписки между партнерами. Таким документом одна сторона по договору дает гарантию на исполнение определенных действий (оплата, выполнение работ) перед другой.
В законе отсутствуют нормы, на которые необходимо ориентироваться при составлении текста письма. Однако, в условиях деловой переписки, сформированы устоявшиеся правила при написании гарантийного письма.
В деловой корреспонденции полученные письма фиксируются секретарем, обязательно проставляется входящий номер для документа.
Предназначение
Основное назначение письма состоит в заверении своего делового партнера в том, что работа, указанная в договоре подряда будет непременно выполнена. Часто в тексте письма указываются конкретные сроки исполнения работ.
Ситуации, когда необходимо его составление
Гарантийное письмо может составляться как отдельно, так и в ответ на письмо-претензию со стороны заказчика. Такое письмо представляется второй стороне, если есть необходимость подтвердить свои намерения относительно выполнения работ по контракту. Подрядчик этим письмом может также указать конкретные сроки окончания исполнения работ или услуг, если они просрочены. Стоит сказать, что получение Заказчиком письма не обязывает принять условия, изложенные Подрядчиком или Исполнителем.
Гарантийное письмо не является двусторонним документом в отличие от дополнительного соглашения к договору или контракту, подписываемого сторонами. Однако в судебной практике в разрешении споров существуют дела, в которых информация, содержащаяся в этом документе, учитывается при вынесении решений.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок составления данного письма
Требования
Гарантийное письмо оформляется на листе формата А4, как правило, на одном. Этот документ может быть написан на фирменном бланке организации или при его отсутствии обычном листе, заверенном печатью организации.
Этот документ имеет одну структуру. В зависимости от конкретной ситуации изменяется лишь текст письма.
Письмо о гарантиях на исполнение работ помимо подписи руководителя компании подразумевает подпись ответственного лица (заместителя директора, прораба и т.д). Стиль написания
- сугубо деловой, не должен содержать лирических отступлений.
В тексте письма используются следующие обороты
:
- ООО «ХХХ» гарантирует выполнение…;
- «Настоящим письмом гарантируем…»;
- «Настоящим письмом ООО«ХХХ» гарантирует…».
Гарантийное письмо состоит из:
- Шапки документа, в котором содержатся реквизиты компании-отправителя, исходящий номер, адресат).
- Текст –гарантия.
- Заключительная часть с подписями ответственных лиц.
Обязательные пункты
Гарантийное письмо направляется стороне на фирменном бланке организации.
При этом оно должно включать
:
- Реквизиты компании, дату и исходящий номер.
- Получатель письма. Здесь может указываться как непосредственно лицо, которому оно адресуется (руководитель), так и компания-получатель (юридическое лицо).
- Сам текст письма с указанием сроков выполнения работы или графика.
- Автор в обязательном порядке указывает должность и свои данные (фамилия, инициалы), ставится подпись.
- Печать.
Приложения
Как правило, гарантийные письма направляются без приложений. Но при необходимости в приложении можно указать график проведения работ с указанием срока сдачи по каждому объекту или этапу.
О необходимости составления гарантийного письма и акта сверки рассказано в следующем видеоматериале:
Особенности составления некоторых видов
Выполнение строительных работ
При выполнении строительных работ по контракту Подрядчик может гарантийным письмом гарантировать соответствие
проводимых работ на объекте нормам Госта или СНИП. Такое письмо показывает добросовестность подрядчика.
Выполнение работ подрядчиком
При выполнении работ подрядчиком в гарантийном письме может указываться срок выполнения работ по договору: « Настоящим письмом ООО «Строймонтажинвест»гарантирует выполнение работ по договору № от 01.01.2015 года в срок до 31.06.2015 года.
Смещение сроков
В случае нарушения сроков сдачи объекта или выполнения ремонтных работ подрядчик вправе направить заказчику гарантийное письмо о выполнении работ. В нем он может указать сроки
, в течении которых планируется сдача объекта, указать причины задержки
исполнения договоренностей по контракту.
Таким образом, письмо в первую очередь составляется для подтверждения намерений подрядчика или обоснования задержки сроков и указания окончания действий своих обязательств по договору.